پرسش و پاسخ‌های کلی نمایشگاهی
شرکت‌کنندگان در نمایشگاه‌ها و رویدادها همواره با پرسش‌های مختلفی مواجه می‌شوند که یافتن پاسخ درست برای آنها در موفقیت تجاری‌شان تاثیر زیادی دارد. حتی شرکت‌کنندگان پرسابقه نیز گاه ناچار هستند که پیش از حضور در نمایشگاه‌ها، به پاسخ‌های درست برسند. در اینجا چند پرسش متداول و پاسخ‌های مربوطه را آورده‌ایم که مطالعه آنها خالی از لطف نیست.
۱. چرا باید در یک نمایشگاه شرکت کرد؟
۲. گرفتن غرفه در یک نمایشگاه تجاری، یک نمایش محلی و یا یک نمایشگاه ملی چقدر هزینه دارد؟
۳. چگونه می‌توان میزان به‌صرفه بودن هزینه نمایشگاه را نسبت به دیگر فعالیت‌های تبلیغاتی محاسبه کرد؟
۴. در چه زمانی و در چه مکانی باید در نمایشگاه شرکت کرد؟
۵. چقدر زمان برای برنامه‌ریزی در رابطه با شرکت در یک نمایش بزرگ لازم است؟
۶. چه عواملی در انتخاب موقعیت و طراحی غرفه اهمیت دارد؟
۷. چه تعدادی از افراد برای کار در یک غرفه موردنیاز هستند؟
۸. توصیه کلیدی برای موفقیت در یک نمایشگاه چیست؟
۱. چرا باید در یک نمایشگاه شرکت کرد؟
نمایشگاه‌ها می‌توانند یک فرصت باارزش برای رسیدن به اهدافی کلیدی در کوتاه‌ترین زمان ممکن باشند. درصورتی‌که بتوانید نمایشگاه درست را انتخاب کنید و برای آن برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، می‌توانید خود را برای دستیابی به رشد مالی و ارتباطی و فروش بیشتر آماده کنید.
برگزاری نمایشگاه به‌جز به وجود آوردن فرصت برای ارتباطات ارزشمند مزایای دیگری نیز دارد:
پرستیژ و شخصیت کاری شمارا در سالن‌های بزرگی مثل ان.ای.سی و اولیمپیا بالا می‌برد. شما وارد کار شده‌اید!
نمایشگاه‌ها مکان‌های خوبی برای دریافت بازخوردهای فوری از محصولات جدید هستند.
کارکنان شما می‌توانند به بازدیدکنندگان غرفه‌تان کمک کنند و همچنین به آنها شانس شرکت در یک قرعه‌کشی را بدهند.
شما به‌عنوان شرکت‌کننده این فرصت را خواهید داشت که با خریداران خارجی دیدار کنید و با آنها در رابطه با همکاری‌های داخلی و خارجی صحبت کنید.
۲. گرفتن غرفه در یک نمایشگاه تجاری، یک نمایش محلی و یا یک نمایشگاه ملی چقدر هزینه دارد؟
هیچ قاعده کلی در رابطه با این سؤال وجود ندارد. هر نمایشگاه بر اساس میزان مخارج مصرفی خود، منطقه‌ای که برای برگزاری تصرف کرده است و حتی اینکه نمایش در زیر سقف برگزار شود یا فضای باز، شارژ موردنظر خود را محاسبه می‌کند. این میزان با توجه به اینکه آن نمایشگاه خاص تا چه حد می‌تواند جمعیت را به خود جلب کند افزایش می‌یابد.
برای مثال اجاره یک غرفه کوچک (بدون قاب و با کف‌پوش) در سالن‌های بزرگ در فرانکفورت حداقل ۲۶۰ یورو هزینه در پی دارد درحالی‌که نمایش‌های محلی یا کشاورزی هزینه بسیار کمتری دارند. مورد اول شاید تا چند صد هزار نفر را به خود جذب کند اما مورد دوم شاید فقط ۵۰۰۰ نفر!
اصلی‌ترین سرفصل‌های هزینه‌ای عبارت‌اند از:
به‌کارگیری موارد اضافی مثل لامپ‌های روشنایی، استفاده از پاورپوینت و سقف پارچه‌ای برای پوشاندن سیم‌ها می‌تواند برای شما بسیار گران تمام شود. گرفتن صندلی، میزتحریر، جالباسی، گیاهان زینتی، صفحه‌های نمایش و مواردی از این قبیل تحت عنوان اجاره می‌تواند مبالغ زیادی را به هزینه شما اضافه کند.
در بعضی از سالن‌ها از سیم‌کشی و نصب تابلوهایی که نشان مخصوص اتحادیه نمایشگاه‌ها را ندارد جلوگیری می‌شود. اگر شما یک غرفه با تابلوی مخصوص به خود را دارید می‌توانید آن را اجاره دهید.
ممکن است ادبیات فروش محصولات جدید نیاز به مدیریت و سازمان‌دهی داشته باشد.
ممکن است بخواهید برای بازدیدکنندگان رقابت‌ها و قرعه‌کشی‌هایی را ترتیب دهید.
محل اقامت در کنار سالن‌های بزرگ ممکن است بسیار گران باشد، پس از پیش محل اقامتتان را رزرو کنید و آماده سفر به مسافت‌های طولانی باشید.
زماني براي آموزش به کارکنان و همچنین زمانی که برای برپایی غرفه قبل از آغاز نمایشگاه و برچيدن بعد از اتمام نمایشگاه تلف می‌شود.
۳. چگونه می‌توان میزان به‌صرفه بودن هزینه نمایشگاه را نسبت به دیگر فعالیت‌های تبلیغاتی محاسبه کرد؟
نمایشگاه‌های همگانی یا پرمشتری معمولاً باعث به وجود آمدن پول نقد به‌صورت آنی می‌شوند، مگر اینکه محصولات شما لوازم خانه و آشپزخانه باشد! بسیار بعید است که نمایش‌های تجاری بتوانند درآمدی فوری به دست دهند. درواقع فروش اصلی بعد از برگزاری نمایشگاه خواهد بود. در بسیاری از موارد نیز خریداران صبر می‌کنند تا سال بعد نیز دوباره شمارا در نمایشگاه ببینند تا اطمینان حاصل کنند که هنوز در حال فعالیت هستید! درواقع نمایش‌های تجاری سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت هستند.
سعی کنید یک رکورد از همه بازدیدکنندگانی که به کالاها، خدمات و یا شرکت شما ابراز علاقه می‌کنند، ثبت کنید. ثبت رکورد می‌تواند به روش‌های مختلفی مثل رزرو نام بازدیدکنندگان برای انجام پیگیری‌های بعدی و یا صندوق‌هایی باشد که مخاطبین کارت‌های تبلیغاتی خود را درون آن می‌اندازند. در نمایشگاه‌های بزرگ‌تر معمولاً برای ثبت اطلاعات مخاطبین و بازدیدکنندگان از روش‌های جدیدتر فنّاورانه استفاده می‌شود. روش‌هایی همچون استفاده از بارکد خوان به‌منظور ثبت آی.دی کارت‌های بازدیدکنندگان غرفه! پس از ثبت اطلاعات به‌وسیله بارکد خوان پس از تمام شدن نمایشگاه تمامی جزییات مخاطبین برای شما فرستاده خواهد شد.
به یاد داشته باشید که معمولاً ممکن است بین جذب اولین مخاطب تا گرفتن اولین سفارش واقعی مدت‌زمان زیادی فاصله بیفتد. توجه به این نکته که هدف اصلی برگزاری نمایشگاه یک هدف بلندمدت است می‌تواند در اینجا بسیار کمک‌کننده باشد.
۴. در چه زمانی و در چه مکانی باید در نمایشگاه شرکت کرد؟
مکانی که شما برای شرکت در نمایشگاه انتخاب می‌کنید توسط صنعتی که رویداد را برگزار کرده است حمایت می‌شود. از شرکت در نمایش‌های کلی خودداری کنید و سعی کنید تا حد امکان در نمایشگاه‌هایی حاضر شوید که بهترین مخاطبین شما می‌توانید حضور پیدا کنند. کاتالوگ‌هایی که از طرف مدیران برگزاری برای شما فرستاده می‌شود را به‌دقت بررسی کنید و ببینید آیا نام‌های مشهور بخش فعالیتی شما نیز در آن نمایشگاه حضور پیدا خواهند کرد؟ مدیران برگزاری نمایشگاه معمولاً می‌توانند فهرست‌های دقیقی از شرکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان نمایش‌های سال‌های پیش به شما ارائه دهند. ببینید آیا اسامی مشتریان، رقبا و یا بازار هدف خود را در لیست پیدا می‌کنید؟ در حالت ایده آل بهتر است همیشه ابتدا لیست سال قبل را پیش از رزرو غرفه برای سال آینده مشاهده کنید.
کتاب راهنمای برگزارکنندگان نمایشگاه پژوهشنامه نمایشگاهی نام دارد که به‌صورت ماهانه به چاپ می‌رسد. نسخه‌های کپی این پژوهشنامه باید در کتابخانه‌های شما موجود باشد. مجله‌های تجاری نیز معمولاً فهرست‌هایی از رویدادهای پیش رو ارائه می‌دهند. سعی کنید تا حد امکان از شرکت در نمایش‌هایی که برای اولین بار برگزار می‌شوند خودداری کنید زیرا معمولاً زمان زیادی برای به اثبات رسیدن این‌گونه نمایش‌ها لازم است.
۵. چقدر زمان برای برنامه‌ریزی در رابطه با شرکت در یک نمایشگاه بزرگ لازم است؟
نمایشگاه‌ها معمولاً بسیار گران‌قیمت هستند و موفقیت در آنها مستلزم برنامه‌ریزی‌های دقیق از پیش است. مدیران باتجربه برگزاری نمایشگاه معمولاً یک کتاب دستی متشکل از جزییات مواردی که باید از پیش رزرو شوند، به شما ارائه می‌دهند. کاتالوگ ورود به نمایشگاه، وسایل الکترونیکی لازم و غيره.
چاپ کردن بدون شک یک فرآیند زمان‌بر است. سعی کنید از بانک تبلیغاتی خود استفاده کنید. ممکن است شما بخواهید دو نوع تخفیف ویژه برای اجناس خود قائل شوید – اولی کافی اما ارزان است و می‌تواند کاملاً بفروش برسد – اما برای سؤالات جدی‌تر بروشورهای رنگی چاپ کنید.
۶. چه عواملی در انتخاب موقعیت و طراحی غرفه اهمیت دارد؟
مهم‌ترین عامل، توجه به میزان عبور و مرور است! اما همان‌طور که شما علاقه دارید غرفه‌تان در محلی باشد که بسیاری از بازدیدکنندگان از آنجا عبور می‌کنند و آن را ببینند آنها نیز دوست دارند غرفه شما به‌گونه‌ای باشد که امکان توقف و بازدید کامل از آن را داشته باشند. شما می‌توانید به‌وسیله استفاده از جذابیت‌های چشمی مختلف توجه بازدیدکنندگان را به غرفه خود جلب کنید. جذابیت‌هایی مانند استفاده از طراحی‌های گرافیکی زیبا یا صفحه‌های متحرک. هرگز فکر نکنید که بازدیدکنندگانی که از کنار غرفه شما عبور می‌کنند از پیش می‌دانند که شما چه چیزی تولید می‌کنید. کالاهای خود را با حروف بزرگ و تصاویر مختلف تبلیغ کنید.
توجه کنید که اگر حداقلی از سلیقه را داشته باشید، می‌توانید خودتان به‌وسیله وسایل اجاره‌شده مثل صندلی‌ها و صفحه‌های نمایش غرفه‌تان را طراحی کنید. البته برای استفاده ازاین‌گونه وسایل نیز راهکارهای کم‌هزینه‌تری مثل استفاده از نشان منشی‌ها به‌عنوان نشان لباس‌ها، استفاده از صندلی‌های اتاق ملاقات و استفاده از طرح‌های گرافیکی اتاق تابلو وجود دارد؛ اما درهرحال توجه داشته باشید که این‌گونه صرفه‌جویی‌ها پرستیژ کار شمارا پایین نیاورد.
در حالت کلی اگر می‌خواهید بهترین طراحی را بدون هزینه زیاد به غرفه خود بیاورید از یک طراح غرفه نمایشگاهی کمک بگیرید.
۷. چه تعدادی از افراد برای کار در یک غرفه موردنیاز هستند؟
اینکه چند نفر از افراد باید در یک غرفه حضور داشته باشند مستقیماً به‌اندازه غرفه بستگی دارد اما حتی کوچک‌ترین غرفه‌ها نیز باید حداقل دو نفر را در خود جای دهند - حتی اگر فقط یک نفر از آنها در لحظه مسئولیت غرفه را به عهده دارد - شخص مناسب برای کار در غرفه باید اطلاعات کافی در مورد محصولات را داشته باشد، مسئولیت‌پذیر باشد و مهم‌تر از همه توانایی ارتباط متقابل با بازدیدکنندگان را داشته باشد. اطمینان حاصل کنید افرادی که برای حضور در غرفه انتخاب کرده‌اید به‌آسانی برای بازدیدکنندگان قابل‌شناسایی باشند.
۸. توصیه کلیدی برای موفقیت در یک نمایشگاه چیست؟
برای به اثبات رساندن حضورتان در نمایشگاه راهکارهای زیر را عملی کنید:غرفه‌تان را از پیش تبلیغ کنید! حضورتان در نمایشگاه را به‌وسیله ایمیل، قرار دادن در وب‌سایت و یا هر نوع وسیله ارتباطی دیگر به مشتریان خود اطلاع دهید. بعضی نمایشگاه‌ها پیش از برگزاری دعوت‌های رایگان از مشتریان کلیدی خود به عمل می‌آورند.
غرفه را سرگرم‌کننده بسازید! مدام در حال فعالیت و جذاب به نظر برسید.
با قرار دادن چیزهای غیرمعمول روی پیش‌خوان غرفه‌تان بازدیدکنندگان را وادار به توقف کنید.
برای اینکه بازدیدکنندگان را با طراوت و تازه‌سازید غرفه را مدام بچرخانید.
با بازدیدکنندگان دوستانه رفتار کنید اما هیچ‌گاه در مدخل ورودی غرفه نایستید. سعی کنید همیشه به گوشه ایستاده باشید اما در موقع لزوم همه‌جا حضورداشته باشید.
محصولات جدید را با نشان «جـدید» مشخص کنید.
روی بعضی از اجناس خود برچسب «فروخته شد» بزنید حتی اگر این اتفاق نیفتاده است. مردم علاقه دارند از شرکت‌های موفق خرید کنند و این کار نیز حس متضاد را برمی‌انگیزد.
بازدیدکنندگان با خواندن نشان‌های نام آنها به اسم صدا کنید.
هنگامی‌که نمایشگاه به پایان رسیده است و البته هنوز ذهن کارکنان شما تازگی دارد، با آنها جلسه‌ای برگزار کنید و اهداف جدیدی را برای شرکت در نمایشگاه سال بعد معین کنید.
از اشتباهات رایج زیر خودداری کنید:
اینکه فرآیند کسب‌وکار شما دقیقاً چگونه است نباید آشکار شود.
مراقب باشید در ورودی غرفه موانعی برای ورود بازدیدکنندگان وجود نداشته باشد.
از طرح‌های گرافیکی غیرحرفه‌ای (مثل طرح‌های دست‌نویس) استفاده نکنید.
به کارکنان خود بیش‌ازحد نگاه نکنید.
مراقب باشید غرفه‌تان بیش‌ازحد به‌هم‌ریخته نشود.
محصولات جدید را در پشت محصولات قدیمی‌تر قرار ندهید.
درج نشان اسامی روی لباس‌ها را فراموش نکنید
منبع: نشریه نمایشگاه
